Kanban, el método japonés que agilizará tu negocio

Cada vez más emprendedoras y startups lo ponen en práctica. Cómo funciona la metodología y qué la hace tan efectiva.

Gisela Carpineta

Jueves 10 de Septiembre

Periodista especializada en LifeStyle y Gastronomía. Escribe en diferentes medios gráficos y digitales. #Foodie. En redes: @gcarpineta

Los papeles y tareas pendientes se reproducen en tu mesa de trabajo, los post-it de todos colores se pierden entre todo ese lío, la agenda explota de recordatorios y los emails de tu bandeja de entrada cada vez son más… Aprender a organizarse mejor -o simplemente aprender a organizarse- es uno de los propósitos más recurrentes durante los primeros meses del año.

Pero, al margen de agendas y recordatorios en el celu o en papelitos, afortunadamente existen metodologías que nos permiten aplicar formas ágiles e inteligentes de organización. Una de ellas es la metodología Kanban. ¿Sabés de qué se trata?

Su nombre, que proviene del japonés, indica lo esencial para ponerlo en práctica: kan significa visible y ban tarjeta o cartel. Un cartel bien visible es el protagonista de este sistema para mejorar la administración del trabajo, y se divide, principalmente, en tres bloques: por hacer, en curso y hecho.

Este cartel se divide, principalmente, en tres bloques: por hacer, en curso y hecho

¿Para qué sirve?

David J. Anderson, ingeniero de Microsoft, fue el primero en hablar del método Kanban como aproximación a un proceso exponencial y evolutivo para las empresas. Para esto, se inspiró en la metodología de trabajo de la compañía de autos Toyota.

Se trata de una forma de priorizar lo importante y conocer el flujo de trabajo y el WIP (work in progress) tolerable con el fin de proporcionar al cliente un mejor servicio final.

De esta manera, el Kanban busca evitar dos grandes problemas:

– Procrastinación: muchas startups tienen grandes ideas, grandes proyectos, grandes propuestas, pero no consiguen llevar ninguna hasta el final. Kanban reduce la procrastinación porque asigna un tiempo a cada tarea con el fin de eliminar la dispersión.

– Organización: otro gran problema de las empresas o emprendimientos en crecimiento es que todos quieren hacer muchas cosas, sin centrarse en sus áreas. A veces no queda otro remedio, pero es mejor que cada uno sepa exactamente qué es lo que tiene que hacer y tenga clara su dedicación.

¿Cómo llevarlo a la práctica?

Como te decíamos, el gran protagonista de este método es ese cartel que tenés que tener bien a la vista. Al comienzo de la jornada se elabora la lista de objetivos (es decir, los trabajos por hacer) y si trabajamos en equipo se establece quién hace qué. Las tareas pasarán a las siguientes listas según se vayan realizando: primero estarán en curso y finalmente hechas.

La transparencia es uno de sus puntos fuertes: todos saben a qué se dedica cada miembro del equipo en todo momento

Otra de las ventajas es que, al tratarse de un formato de organización tan visual, los equipos pueden controlar el flujo de trabajo y, por ejemplo, limitar el número de tareas en progreso. ¡La clave es terminar para comenzar otro!

¿Más puntos favor? Aunque en su aplicación básica la organización de las tareas se reduce a tres apartados, el Kanban no es un sistema cerrado sino que puede modificarse añadiendo más columnas en función de las necesidades de cada proyecto.

Por ejemplo, podés asignarle un apartado o un color especial para destacar todo lo que sea urgente o prioritario, una casilla donde incluir los objetivos a largo plazo o una columna de preparación donde se pueden incluir esos trabajos que todavía están en fase de discusión.

Más allá del trabajo

Pero ojo: no necesariamente tenés que trabajar en grupo para beneficiarte de este sistema que puede ser útil incluso para esos trabajos o tareas de la vida no profesional. Desde planificar una mudanza, un viaje o una fiesta de cumpleaños.

La app Trello sigue la filosofía Kanban y te permite compartir tu tablero con contactos para acceder a las tareas y ver fácilmente quién se está ocupando de cada cosa y así evitar confusiones. Como te decíamos, la clave es la organización.

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